Arbeitszeiterfassung in der Beauty-Branche mithilfe der Online-Stempeluhr

Ist die Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Ob die Zeiterfassung eine gesetzliche Vorgabe ist, hängt von der Branche ab und ist häufig eine Frage der Interpretation. Auch wenn der Europäische Gerichtshof schon 2019 beschlossen hat, dass eine allgemeine Zeiterfassungspflicht für jedes Unternehmen eingeführt werden soll, haben die deutschen Gerichte noch nicht nachgezogen und das Gesetz auch hier umgesetzt.

Derzeit besteht also nur für Einzelfälle eine stichfest bindende Pflicht.

Das betrifft:

• Die grundsätzliche Aufzeichnung von Überstunden.
• Die Arbeitszeitaufzeichnung von geringfügig Beschäftigten.
• Mitarbeiter in den folgenden Branchen: Baugewerbe, Gastronomie, Hotellerie, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Schausteller, forstwirtschaftliche Betriebe, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitution, Wach- und Sicherheitsgewerbe.

So soll in diesen Fällen die Ausbeutung, die Unterschreitung des Mindestlohns und Schwarzarbeit verhindert werden. Im Bereich der Kraftfahrer dient die Pflicht außerdem dazu, die hier lebensrettenden Lenk- und Ruhezeiten einhalten zu müssen.

Weshalb ist Arbeitszeiterfassung wichtig?

Bis sich die deutsche Regierung endgültig dazu entscheidet, das Gesetz des Europäischen Gerichtshofes umzusetzen, ist es allen anderen Betrieben also selbst überlassen, ob sie die Arbeitszeiten protokollieren wollen. Das hat gleich mehrere Vorteile.

Diese kommen besonders gut zur Geltung, wenn für die Arbeitszeiterfassung eine digitale Lösung genutzt wird. Ein Beispiel ist die Zeiterfassungssoftware von Papershift. Das Programm übernimmt den Aufwand, reduziert Fehler, gibt uns tagesaktuelle Auswertungen der Daten und kann direkt Dokumente erstellen, mit denen wir vor Gericht das Einhalten der Rechte beweisen können.

Mit digitaler Zeiterfassung profitieren wir von:

• Proaktiver Handlung: Noch ist die Zeiterfassung keine allgemeine Pflicht. Das Gesetz des Europäischen Gerichtshofes wird aber früher oder später eingeführt Wer jetzt handelt, ist vorbereitet und kann eventuell sogar günstigere Services erhalten.
• Mehr Transparenz: Da die Daten klar festgehalten und nicht manipuliert werden können, bleibt kein Raum für Missverständnisse und Zweifel.
• Gerechten Löhnen & Arbeitszeiten: Das Festhalten der geleisteten Zeiten kann uns als Grundlage zu der Lohnberechnung dienen. Damit erhalten wir immer den richtigen Betrag. Genauso dienen uns diese Daten auch dazu, uns vor Überarbeitung und Ausnutzung durch den Betrieb zu schützen und Beweise gegen Verstöße zur Hand zu haben.
• Verhindern von Arbeitszeitbetrug: Auch das Unternehmen selbst kann sich besser schützen, indem die Manipulation der festgehaltenen Arbeitsstunden im Vergleich zu den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden verhindert wird.
• Struktur & Work-Life-Balance: Insbesondere für Angestellte, die im Homeoffice arbeiten, hat sich die Zeiterfassungssoftware als hilfreich erwiesen. Sie erhalten so eine Struktur, an die sie sich halten können. So schaffen sie es leichter, die Arbeit zu beginnen und zu beenden, und sie so klar von dem Privatleben zu trennen.

Wie funktioniert die digitale Stempeluhr?

Die digitale Stempeluhr von Papershift kann auf verschiedenen Wegen genutzt werden. Ein Hauptunterschied ist die Differenzierung von mobilen personenbezogenen und statischen allgemeinen Zugängen.

• Statischer, allgemeiner Zugriff: Wir können an dem Arbeitsplatz ein festes Tablet errichten, auf dem die digitale Stechuhr installiert ist. Wenn Angestellte antreffen, Pause machen oder gehen, können sie sich dort mit einem Button, einer Unterschrift oder einem PIN ein- und ausstechen.
• Flexibler Personenzugriff: Wir können die Stempeluhr auf die Benutzung durch eine Person begrenzen. In diesem Fall erhalten alle Mitarbeiter ihren eigenen Zugriff auf die Software, beispielsweise über eine App auf ihrem Smartphone. So ist die Zeiterfassung direkt mit dieser Person verknüpft und sie kann auch außerhalb des Büros, beispielsweise bei Hausbesuchen oder im Homeoffice, auf das Programm zugreifen.

Die Software ist mit dem Internet verbunden und leitet die erfassten Daten direkt an den Cloud-Speicher weiter. Besteht bei der mobilen Version zeitweise kein Internet, speichert das Programm sie ab und sendet sie nach dem Verbinden mit dem Internet weiter.

Online-Stempeluhren vereinfachen die Arbeitszeiterfassung

Die digitale Stempeluhr ist eine große Arbeitserleichterung für die Angestellten und die Buchhaltung oder sonstige Verantwortliche.

Als Mitarbeiter müssen wir nichts weiter tun als uns täglich ein- und auszuloggen. Das Erstellen von Dokumenten, in denen wir unsere Zeiten festhalten und einreichen, fällt weg.

Genauso haben auch die Personalabteilung oder sonstige Bearbeiter weniger Aufwand. Die Daten werden durch die intelligente Software selbst zusammengestellt und übersichtlich archiviert.

Online-Stempeluhren haben Mehrwert

Nicht nur die Arbeitszeiterfassung wird dadurch erleichtert. Wir können diese Daten auch für andere Prozesse nutzen.

Erstellen wir beispielsweise elektronische Dienstpläne, können wir die Daten der beiden Programme miteinander verknüpfen und abgleichen. So erhalten wir genaue Angaben und können Pläne optimieren.

Genauso können wir die Zeiterfassungsdaten auch an eine Lohnabrechnungssoftware weiterleiten. Diese kann anhand der Angaben automatisiert arbeiten und die Buchhaltung enorm erleichtern.

Fazit

Digitale Zeiterfassung hat viele Vorteile. Auch wenn wir uns noch nicht an die rechtliche Pflicht halten müssen, können wir von diesen profitieren. Wir erhalten verlässliche Daten, mit denen wir Ausbeutung und Arbeitszeitbetrug verhindern können. Diesbezügliche Konflikte können so eliminiert oder leicht geklärt werden. Die Daten helfen uns außerdem dabei, faire Löhne und optimierte Dienstpläne zu berechnen und unseren Arbeitstag zu strukturieren. Durch die Software in App-Form oder als Browser-Variante ist der Aufwand für die Zeiterfassung minimiert. Sie wird durch die Technologie größtenteils automatisiert.